Les dernières années ont été témoins de révolutions marquantes dans les pratiques informatiques, touchant tant les entreprises en général que les organismes de formation en particulier. Ces évolutions se dessinent à travers plusieurs grandes tendances.

Dans le monde des entreprises, la transition vers le cloud computing a été un changement fondamental. Cette mutation offre une flexibilité, une évolutivité et une réduction des coûts opérationnels sans précédent. Parallèlement, face à une menace croissante de cyberattaques, les fournisseurs de service ont renforcé leur cybersécurité, obligeant les entreprises à adopter des solutions avancées telles que l’authentification multi-facteurs et le chiffrement des données.

L’intégration de l’intelligence artificielle et de l’automatisation dans les processus opérationnels a transformé le paysage professionnel, améliorant l’efficacité et la prise de décisions basées sur les données. Cette ère numérique a également été marquée par une révolution dans les modes de travail, le travail à distance et la collaboration numérique devenant la norme à la suite de la pandémie de COVID-19. Dans ce contexte, les outils de collaboration en ligne, qui étaient pour la plupart déjà matures mais réservés à quelques avant-gardistes, ont connu une adoption massive.

En parallèle, poussées par une production de données exponentielle, l’exploitation du Big Data et l’utilisation d’outils analytiques sophistiqués sont devenues essentielles, aidant les entreprises à décrypter de vastes quantités de données pour affiner leurs stratégies et mieux comprendre leurs marchés.

En se focalisant sur les organismes de formation, on observe des transformations tout aussi profondes. La digitalisation de l’apprentissage, notamment par le biais de l’e-learning et des MOOCs, a redéfini les méthodes pédagogiques. L’intégration de technologies d’apprentissage innovantes, comme la réalité augmentée, la réalité virtuelle, le metaverse et l’adaptive learning (avec ou sans intelligence artificielle), a ouvert de nouvelles voies dans l’expérience d’apprentissage, mais aussi de nouvelles contraintes, comme la maîtrise des preuves de service ou le respect du RGPD.

L’analyse de données éducatives est devenue un outil puissant, permettant de personnaliser l’apprentissage et d’améliorer les résultats pédagogiques. Les organismes de formation, confrontés à des exigences réglementaires telles que le RGPD, ont dû accorder une attention particulière à la gestion et à la sécurité des données des apprenants.

Les institutions en lien avec la formation, telles que les OPCO (Opérateurs de Compétences), Pôle Emploi, le ministère de l’Emploi et le dispositif du Compte Personnel de Formation (CPF), ont développé des stratégies digitales pour répondre aux besoins changeants de la formation professionnelle et de l’emploi. Ces stratégies s’inscrivent dans un contexte de transformation numérique visant à améliorer l’accès à la formation, à optimiser la gestion des ressources et à mieux connecter les individus aux opportunités de carrière. Ces stratégies digitales témoignent d’un engagement fort de ces institutions envers la modernisation et l’accessibilité des services de formation et d’emploi. Elles visent à faciliter la transition professionnelle des individus et à répondre de manière plus efficace aux besoins changeants du marché du travail.

Enfin, la période récente a vu un renforcement des collaborations et partenariats entre les organismes de formation, les entreprises et les branches professionnelles, assurant ainsi que les programmes de formation restent pertinents et efficaces face aux besoins évolutifs du marché de l’emploi. Ces évolutions, caractérisées par une numérisation croissante, une utilisation optimisée des données et une sécurité renforcée, dessinent le paysage actuel des pratiques informatiques dans le monde de la formation.

Dans un monde où la technologie évolue rapidement et où la gestion des données devient cruciale, les organismes de formation doivent adopter des stratégies efficaces pour sécuriser, traiter et utiliser les données de manière productive et conforme. Cet article explore les meilleures pratiques dans la gestion des données, en mettant l’accent sur la sécurité informatique et la conformité au RGPD, l’automatisation des processus pour améliorer la productivité, et l’importance de conserver les preuves de service fait.

DEFINITION :  Qu’est-ce qu’une Donnée Informatique ?Une donnée informatique est une unité d’information traitée ou stockée par un système informatique. Elle peut être sous diverses formes, comme du texte, des nombres, des images, ou des sons. Dans un contexte informatique, les données sont souvent codées en formats binaires (séries de 0 et de 1) pour être traitées par des ordinateurs. Les données peuvent représenter des faits concrets, des statistiques, des descriptions, ou même des instructions. Qu’appelle-t-on Data ?« Data » est simplement le terme anglais pour « données ». Dans le monde de la technologie et du business, le terme est souvent utilisé pour désigner l’ensemble des informations collectées et utilisées par une organisation. Cela inclut les données brutes, non traitées, ainsi que les informations organisées et structurées. Les « big data » font référence à des ensembles de données très vastes qui peuvent être analysés pour révéler des tendances, des motifs et des associations, souvent relatifs au comportement humain et aux interactions. Qu’est-ce que le Traitement des Données ?Le traitement des données consiste en une série d’opérations effectuées sur des données pour les convertir en informations utiles. Cela peut inclure des étapes telles que :1. Collecte : Rassembler des données à partir de différentes sources.2. Saisie et Enregistrement : Entrer les données dans un système informatique.3. Tri : Organiser les données dans un ordre ou un format spécifique.4. Traitement : Effectuer des opérations sur les données, comme des calculs, des modifications, ou des analyses.5. Stockage : Garder les données dans des bases de données ou d’autres formes de stockage informatique.6. Récupération : Accéder aux données stockées pour leur utilisation.7. Transmission : Envoyer des données d’un endroit à un autre.8. Présentation et Visualisation : Afficher les données de manière compréhensible pour l’utilisateur, souvent sous forme de graphiques, tableaux ou rapports. Le traitement des données est un aspect fondamental de l’informatique moderne, permettant aux organisations de prendre des décisions éclairées, d’optimiser les opérations, et d’améliorer la communication et les services.

Sécurité informatique et conformité au RGPD

La sécurité des données doit être une préoccupation majeure pour tous les organismes de formation. Avec la mise en place du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), il est impératif de respecter les trois objectifs suivants :

Sécurisation des données personnelles : Utiliser des technologies de cryptage, des pare-feu et des logiciels antivirus pour protéger les données contre les accès non autorisés. Concrètement il s’agit soit de sécuriser ses propres serveurs et postes de travail contre toute activité malveillante possible (et les hackers ont une grande imagination), soit de s’en remettre à des prestataires reconnus pour une digitalisation de type “cloud”, c’est à dire hébergée et sécurisée par le fournisseur de service. La seconde solution présente un coût certain, cependant bien moindre que d’internaliser des compétences en cybersécurité, et infiniment moins important que le coût à long terme d’une cyber-attaque.

Consentement et transparence : S’assurer que le consentement pour la collecte et le traitement des données est obtenu de manière éclairée et transparente. Cela signifie que chaque fois que vous enregistrez une information concernant une personne, vous devez informer cette personne et obtenir son consentement (la fameuse case à cocher de type “j’accepte que mes données soient utilisées pour…). Attention, un consentement n’est jamais général mais porte sur des cas d’usages que vous devez présenter précisément. En contrepartie de cette autorisation, toute personne au sujet de laquelle vous conservez des informations à un droit d’accès, de modification et de suppression des données. Il est admis que vous puissiez conserver des informations à la condition formelle de prouver l’utilité de cette conservation, ce sera le cas à chaque fois qu’un financement de formation exige de conserver les preuves pendant une durée précise.

Formation du personnel : Organiser des sessions de formation régulières pour le personnel sur les principes du RGPD et les bonnes pratiques de sécurité. Cela ne suffit pas bien entendu, le monde de la formation n’ignore pas que la formation ne saurait être complète sans une évaluation des acquis, afin de vérifier que les bonnes pratiques sont acquises, aussi n’hésitez pas à formuler en interne des objectifs pédagogiques comme “tous les salariés de l’organisme de formation seront capables de traiter les informations dans le respect du RGPD”. 

Si tous les acteurs sont potentiellement concernés par la politique RGPD, la réglementation ne s’appliquera pas de la même façon selon les catégories de données qui sont conservées.

Catégorie de Données	Détails des Données	Acteurs Concernés	Soumises au RGPD
Données Personnelles des Apprenants	Noms, adresses, dates de naissance, données de contact, historique éducatif et professionnel, performances et évaluations.	Apprenants, employeurs.	Oui
Données Financières et Administratives	Frais de formation, paiements, détails des financements et subventions.	Organismes de financement, services comptables.	Partiellement
Données de Programme et de Cours	Programmes, matériel didactique, emplois du temps, présences, évaluations, certifications.	Formateurs, concepteurs de programmes, organismes de certification.	Partiellement
Données de Conformité et Qualité	Rapports d’audit et d’évaluation, feedback des apprenants.	Auditeurs, apprenants.	Partiellement
Données de Partenariat et de Collaboration	Coordonnées des partenaires, accords de collaboration.	Entreprises partenaires,, organismes associés.	Non
Données liées au RGPD et à la Sécurité	Consentements, préférences de confidentialité, incidents de sécurité.	DPO, autorités de protection des données, apprenants.	Oui

Automatisation des processus et productivité

“L’automatisation des processus est le remplacement de l’intervention humaine dans des tâches répétitives et routinières par des systèmes logiciels ou des technologies avancées. Ce concept repose sur l’utilisation de logiciels et d’outils numériques pour exécuter et gérer des tâches et des processus qui étaient traditionnellement réalisés manuellement.”

– chatGPT –

Le but de l’automatisation des processus est de rendre les opérations plus efficaces, précises et rapides. En éliminant ou en réduisant la nécessité d’une intervention humaine dans les tâches routinières, les organisations peuvent optimiser leurs ressources, minimiser les erreurs, accroître leur productivité et se concentrer sur des tâches plus stratégiques et créatives.

Cette automatisation peut s’appliquer à une multitude de domaines, allant de la fabrication industrielle (avec des robots et des chaînes de montage automatisées) à l’administration d’entreprise (comme la gestion des données clients, la comptabilité, ou les ressources humaines). Avec l’évolution de la technologie, notamment l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique, l’automatisation des processus devient de plus en plus sophistiquée, permettant non seulement d’exécuter des tâches mais aussi de prendre des décisions basées sur des ensembles de données complexes.

Dans les organismes de formation, l’automatisation des processus de gestion des données se révèle être un véritable atout, non seulement pour améliorer l’exactitude des informations mais aussi pour libérer le personnel de l’emprise des tâches répétitives, lui permettant ainsi de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée.

La réduction des erreurs manuelles est l’une des premières bénédictions de l’automatisation. Grâce à des systèmes automatisés, la précision des données s’améliore considérablement. Imaginons un monde où les inscriptions des étudiants, le suivi de leur présence et la gestion des notes se font avec une fluidité et une exactitude inégalées, minimisant les erreurs qui pourraient autrement survenir lors d’une saisie manuelle. Cette précision des données est cruciale, non seulement pour le fonctionnement quotidien mais aussi pour maintenir la fiabilité et la crédibilité de l’institution éducative.

En parallèle, l’automatisation libère une quantité considérable de temps. Les tâches administratives, souvent vues comme fastidieuses et chronophages, telles que la planification des cours ou la gestion des emplois du temps, sont désormais gérées de manière fluide et efficace. Ce gain de temps se traduit par une attention accrue que le personnel peut porter à des initiatives pédagogiques plus enrichissantes, à la conception de programmes de formation innovants, ou à un accompagnement personnalisé des étudiants. N’oubliez pas que du point de vue de vos clients et de vos apprenants, 90% des tâches que vous réalisez ne représentent qu’une infime partie de la chaîne de valeur : l’apprenant n’a aucun intérêt dans la justesse de vos émargements collectés, tout comme le client n’a pas d’intérêt direct au maintien futur de votre label Qualiopi. Ce qui compte pour eux, c’est avant tout le temps que vous passerez avec eux.

Comment déterminer les tâches qui peuvent, et qui doivent, être automatisées ? Tout d’abord il ne peut s’agir que de tâches qui sont maîtrisées, hors de question de confier à un logiciel la responsabilité d’inventer une procédure, l’expertise des ingénieurs et spécialistes du secteur de la formation reste et restera nécessaire. Il doit s’agir aussi de tâches qui sont réalisées dans un environnement digital, nous verrons que beaucoup de logiciels sont automatisables et que leur usage consiste souvent à réutiliser les mêmes informations dans des objectifs différents. Avec Forma-sync, nous avons identifié des process digitaux qui permettent de gagner énormément en productivité, non pas en réalisant les tâches les plus complexes, qui nécessitent de faire appel à l’intelligence humaine, mais au contraire en automatisant les tâches les plus répétitives, puisque notre objectif est de libérer du temps pour des activités à forte valeur ajoutée. L’avantage de la démarche est que les gains sont faciles à mesurer, si une tâche consomme 5mn de temps de travail à chaque fois qu’elle est exécutée, et qu’elle doit être exécutée 10 fois par jour, le gain journalier est de presque une heure (5mn x 10 = 50mn). Posons-nous trois questions simples pour chacune de ces tâches (nous partons sur une base de calcul annuelle) : 

• Combien de temps humain est mobilisé pour exécuter une fois cette tâche ?
• Combien de fois cette tâche doit être exécutée chaque année ? (les deux premières variables nous donnent le temps de travail total correspondant à une tâche).
• Quel est le coût du travail humain consommé (le salaire annuel brut chargé) ?

Une fois que vous aurez répondu à ces trois questions pour quelques tâches, par exemple en remplissant un simple tableur, vous aurez sous les yeux le coût total des tâches répétitives, libre à vous de les trier et de les prioriser (mise en garde : une fois la démarche engagée, vous pourriez y prendre goût).

Comment construire un algorithme d’automatisation ? La question est légitime car cela nécessite évidemment des compétences en développement informatique. Sauf que les progrès informatiques sont fulgurants et vous n’êtes pas obligés de partir de zéro, et c’est la bonne nouvelle. Si vous faites appel à un développeur informatique, et même s’il est rapide, le coût est conséquent, alors que si vous utilisez des outils “clé en main” vous pourrez vous même construire des process informatiques automatisés. En utilisant un outil d’automatisation “orienté métier”, comme forma-sync, la création devient une simple question de logique qui peut se résumer par “s’il se passe ceci, alors fait cela” (ce qui est sous entendu c’est ”à chaque fois qu’il se passe ceci”), cette logique est simplifiée par l’utilisation d’une interface graphique et nous fournissons même des process tout près pour les opérations les plus fréquemment demandées. Une fois que vous aurez construit vos automatisations, le coût de réalisation des tâches sera réduit au coût de l’abonnement au service forma-sync, c’est-à -dire sans commune mesure avec le coût “humain”, sans compter les coûts d’erreur et de retard. A vous de considérer selon votre choix le gain de productivité en temps libéré (si votre objectif est d’améliorer vos prestations) ou en économie réalisée (si votre objectif est de maîtriser vos charges). Parmi les processus offrant les meilleurs gains de productivité citons quelques exemples : 

• Si un nouveau dossier CPF (demande) apparaît dans Edof, alors crée une session de formation dans Digiforma – gain minimum 10mn par session
• Si une nouvelle offre de formation est créée pour le CPF, alors ajoute là dans le catalogue en ligne via Edof – gain minimum 25mn par offre de formation
• Si une demande est reçue dans un logiciel de gestion commerciale, alors ajoute les informations dans le logiciel de gestion de la formation – gain minimum 10mn à 20mn par dossier selon les logiciels
• pour les plus ambitieux un tripe process pour le suivi des sessions CPF qui permet de gagner au moins 40mn pour chaque dossier :
  • si l’apprenant commence la formation sur le LMS, alors déclare l’entrée en formation sur Edof
  • si une formation en e-learning avec un financement CPF est terminée sur le LMS, alors envoie l’information au logiciel de gestion de la formation, puis valide la fin de formation sur Edof, puis valide la déclaration de service fait sur Edof
  • si Edof passe le dossier à l’étape “service fait validé”, alors met à jour le statut sur le logiciel de gestion, puis crée la facture avec le logiciel de facturation, puis ajoute les informations de facturation sur Edof et indique sur le logiciel de comptabilité la date de paiement estimée
• pour les malins : si une nouvelle offre de formation est créée, alors demande à une chatGPT (par exemple) de faire un texte de présentation et diffuse le sur les réseaux sociaux – gain minimum 30mn par programme

Tous ces process ont un point commun, ils s’exécutent seuls, 24/7, et se réalisent en quelques secondes.

L’automatisation ouvre également la porte à une meilleure utilisation des données. L’analyse des informations recueillies devient moins une tâche herculéenne et plus une source d’insights précieux. Les organismes de formation peuvent désormais plonger dans leurs données pour en extraire des tendances, identifier les besoins en matière de formation et adapter leurs programmes en conséquence. Cette analyse peut révéler des modèles d’apprentissage, des préférences de cours, ou même des opportunités d’amélioration dans les méthodes d’enseignement. Afin d’analyser les données au mieux, il y a une règle générale : il vous en faut le plus possible, et ça tombe bien car les services de l’État vous les offrent. Que ce soit les données sur les offres de formation, sur vos concurrents, sur les certifications, elles sont disponibles en open data, c’est-à-dire que vous pouvez les télécharger librement.

En somme, l’automatisation dans les organismes de formation n’est pas seulement une question de technologie ; c’est une transformation culturelle et opérationnelle. Elle représente un pas en avant vers une efficacité accrue, une meilleure qualité d’enseignement et une expérience d’apprentissage enrichie pour les étudiants.

Obligation de garder les preuves de service fait

Dans le domaine de la formation, la nécessité de conserver des preuves de service fait transcende la simple tenue de dossiers ; elle devient une pierre angulaire de l’intégrité et de l’évolution de l’institution. Cette pratique, loin d’être une formalité administrative, se dresse comme un pilier de responsabilité et de transparence.

Lorsqu’il s’agit d’audit et de conformité, la conservation des preuves de service fait est comparable à la tenue d’un journal méticuleux, retraçant chaque étape du parcours éducatif offert. Ces registres précis ne sont pas seulement des témoignages de l’engagement de l’institution envers ses standards éducatifs, mais ils servent aussi de boucliers contre les inexactitudes lors des audits. Ils assurent que chaque cours dispensé, chaque programme mené est non seulement conforme aux réglementations en vigueur, mais est aussi une preuve tangible de l’engagement de l’organisme envers l’excellence éducative.

La transparence avec les parties prenantes se tisse également à travers cette pratique. Fournir une preuve irréfutable des services réalisés n’est pas simplement une question de rendre des comptes aux financeurs ou aux organismes de réglementation. C’est une déclaration de fiabilité envers les étudiants eux-mêmes, leur assurant que chaque heure d’enseignement, chaque ressource déployée a été consacrée à leur formation. C’est un dialogue de confiance qui s’établit, où chaque partie prenante, des financeurs aux apprenants, peut voir la concrétisation des engagements pris.

Dans le cadre de la formation professionnelle, les log de connexion et les signatures numériques jouent un rôle central pour justifier le service fait et valider une facture. Ces éléments de preuve informatique possèdent une valeur probante significative.

Les log de connexion sont des enregistrements numériques qui tracent l’activité des participants sur les plateformes de formation en ligne. Ils fournissent des informations détaillées telles que l’heure de connexion, la durée de la session, et les modules de formation consultés. Ces données sont cruciales car elles offrent une preuve objective de la participation et de l’engagement des apprenants dans le programme de formation. En cas de contestation ou d’audit, les log de connexion peuvent servir de preuve irréfutable que les apprenants ont bien accédé au matériel de formation et ont suivi les cours selon les modalités prévues.

La signature numérique, quant à elle, revêt une importance capitale dans la validation du service fait. Qu’elle soit apposée sur une feuille de présence électronique, un rapport de progression, ou un certificat de formation, la signature numérique a une force juridique comparable à celle d’une signature manuscrite. Elle certifie non seulement l’identité du signataire mais aussi son accord ou sa participation à la formation. Dans le contexte de la formation professionnelle, où la preuve de la réalisation effective du service est essentielle, la signature numérique est un outil puissant. Elle offre une garantie supplémentaire de l’authenticité et de la fiabilité des documents liés à la formation.

Enfin, l’amélioration continue des offres de formation trouve sa source dans ces mêmes archives. Les preuves de service fait ne sont pas de simples souvenirs passifs ; elles sont des mines d’informations, des guides pour l’avenir. En les analysant, les organismes de formation peuvent évaluer l’efficacité de leurs programmes, identifier les domaines nécessitant des améliorations et ajuster leurs méthodes pédagogiques. Ainsi, chaque cours, chaque session devient un tremplin pour une offre de formation sans cesse renouvelée et enrichie, sculptée par l’expérience et affinée par le retour d’information.

Dans cet esprit, la conservation des preuves de service fait est bien plus qu’une obligation ; c’est un engagement envers l’excellence, une fenêtre ouverte sur l’amélioration continue et un pacte de confiance avec tous ceux qui gravitent autour du monde de la formation.

Conclusion

Dans notre discussion sur les pratiques de gestion des données pour les organismes de formation, un thème ressort avec force : l’automatisation n’est pas seulement une tendance, mais un changement de paradigme essentiel. Ce changement, bien qu’il nécessite une certaine ouverture d’esprit et une adaptation, apporte des avantages considérables en termes de productivité et de sécurité, essentiels pour rester compétitifs et qualitatifs dans un monde où les exigences et les solutions digitales évoluent à grande vitesse.

L’introduction de l’automatisation dans la gestion des données transforme radicalement la façon dont les organismes de formation opèrent. Imaginez un environnement où les tâches répétitives et chronophages sont gérées par des systèmes intelligents. Cela signifie moins d’erreurs, une rapidité accrue dans le traitement des informations et, surtout, une libération du personnel pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques et enrichissantes. La productivité s’en trouve grandement améliorée, car les ressources humaines peuvent se consacrer à des aspects plus créatifs et innovants du processus éducatif, comme le développement de nouveaux programmes de formation ou l’amélioration de l’expérience d’apprentissage.

Parallèlement, l’automatisation apporte une dimension de sécurité accrue. Avec des systèmes automatisés, la gestion des données devient plus structurée et sécurisée, réduisant le risque de fuites de données ou de violations de la confidentialité. C’est un aspect crucial, surtout dans un contexte où la conformité au RGPD et la protection des données personnelles des étudiants sont devenues des enjeux majeurs.

Ce tournant vers l’automatisation peut initialement sembler intimidant, nécessitant un investissement en temps et en ressources pour la mise en œuvre et la formation. Cependant, il est important de reconnaître que ce n’est pas un luxe, mais une nécessité pour rester à la hauteur des attentes croissantes dans le domaine de l’éducation. En adoptant l’automatisation, les organismes de formation ne se contentent pas de suivre le rythme ; ils s’équipent pour prendre les devants, offrant des services de qualité tout en restant compétitifs dans un environnement en perpétuelle évolution.

L’adoption de l’automatisation est donc un pas en avant audacieux, mais nécessaire, vers un avenir où la qualité de l’éducation et l’efficacité opérationnelle vont de pair, permettant aux organismes de formation de se démarquer et de prospérer.