Digitaliser, numériser, synchroniser, automatiser : comprendre les distinctions est essentiel pour agir avec efficacité, un petit rappel en quelques mots.
Dans le domaine de la formation professionnelle, les termes « digitaliser », « numériser », « synchroniser » et « automatiser » sont souvent utilisés, mais leurs significations précises peuvent parfois prêter à confusion. Il est important de bien comprendre les nuances entre ces concepts pour optimiser les processus et les outils de formation.
Digitaliser, numériser, synchroniser, automatiser : comprendre les distinctions essentielles dans la formation professionnelle
Dans le domaine de la formation professionnelle, la transition vers des méthodes plus modernes et efficaces est devenue un enjeu majeur pour les organismes de formation. Dans cet article, nous allons nous pencher sur les concepts de digitalisation, de numérisation, de synchronisation et d’automatisation, en soulignant l’importance de bien comprendre les distinctions essentielles entre ces approches pour optimiser les processus de formation.
La digitalisation : passer au numérique pour plus d’efficacité
La digitalisation des processus de formation consiste à intégrer les technologies numériques dans les méthodes pédagogiques afin de les rendre plus interactives, accessibles et efficaces. Les organismes de formation peuvent ainsi proposer des solutions en ligne, telles que des plateformes d’apprentissage ou des classes virtuelles, facilitant ainsi l’accès aux contenus de formation et permettant une plus grande flexibilité pour les apprenants. La digitalisation contribue également à une meilleure gestion des données, à travers des outils de suivi et d’analyse des performances des apprenants.
La numérisation : convertir les contenus pour une accessibilité accrue
La numérisation des contenus de formation implique la conversion de supports analogiques en données numériques exploitables. Ce processus permet de rendre les informations plus facilement accessibles et manipulables, que ce soit sous forme de documents PDF, de vidéos en ligne ou de bases de données électroniques. La numérisation favorise la diffusion des connaissances de manière plus rapide et efficace, tout en facilitant la conservation et la mise à jour des contenus.
La synchronisation : harmoniser les éléments pour une cohérence optimale
La synchronisation des différents éléments de la formation professionnelle vise à assurer une cohérence et une continuité dans les processus d’apprentissage. Elle concerne notamment la planification des sessions de formation, l’alignement des contenus pédagogiques avec les objectifs visés et la coordination des intervenants pour garantir une expérience de formation fluide et efficace. La synchronisation est essentielle pour offrir aux apprenants une expérience homogène et bien structurée.
L’automatisation : rendre les processus plus efficaces et performants
L’automatisation des tâches dans la formation professionnelle permet de gagner du temps et de rationaliser les processus. En utilisant des outils technologiques, les organismes de formation peuvent automatiser certaines actions récurrentes telles que la gestion des inscriptions, l’envoi de rappels, la génération de rapports ou l’évaluation des performances des apprenants. Cette approche permet d’améliorer l’efficacité des formations tout en réduisant la charge de travail administrative.
En résumé, digitaliser, numériser, synchroniser et automatiser sont des leviers essentiels pour moderniser et optimiser les processus de formation professionnelle. En comprenant et en maîtrisant ces concepts, les organismes de formation peuvent mettre en place des stratégies adaptées aux besoins des apprenants tout en respectant les exigences de qualité telles que celles définies par la certification Qualiopi. Il est donc crucial pour les acteurs de la formation de s’approprier ces notions et d’intégrer ces pratiques dans leur démarche d’amélioration continue.
J’avais écrit cet article fin 2017, je vous le partage ici, tel quel, pour que nous mesurions tous les qualités et les erreurs de nos prédictions passées.
publié sur Linkedin, septembre 2017
Bonjour à tous, alors oui d’accord le titre est peut être un peu racoleur et dramatique mais je suis persuadé que nous devons nous poser cette question dès maintenant. Pourquoi ? Je vois plusieurs raisons à cela :
Déjà c’est dans l’air du temps, à force d’entendre parler de pans entiers de l’économie qui vont se robotiser dans les années à venir (d’ailleurs vous noterez que les échéances annoncées sont souvent celles qui arrangent les annonceurs), de millions d’emplois qui vont changer de modalité d’exécution, j’estime qu’il n’est pas délirant de se poser la question.
Ensuite parce que cela existe déjà. Je ne parle pas de robots humanoïdes bien sûr mais des plates formes de formation automatisées qui, fortes de leurs redoutables algorithmes (et bientôt de non moins redoutables IA), peuvent proposer des parcours à des milliers de personnes sans avoir à multiplier les formateurs. L’efficacité est là ! Et pour beaucoup cela est un progrès, difficile de les contredire quand ces robots offrent un enseignement jusqu’ici inimaginable à des populations qui étaient exclues du savoirs pour plein de raisons (la première étant leur manque de moyens financiers), et de plus en plus de savoirs nous sont accessibles. Il y a quelques années, Elon Musk (et oui, difficile de parler de progrès sans citer au moins l’un de ses gourous) nous offrait une analyse saisissante de l’éducation, en comparant la salle de classe « à l’ancienne » (d’aujourd’hui donc) à un théâtre amateur et la plate-forme de contenu à un blockbuster hollywoodien (l’exemple portait sur Batman) : Et sur ce point il avait raison, comment pourrions nous refuser cette débauche de moyens, d’experts, de contenus et « d’expériences pédagogiques » pour nous limiter à ce que peut nous apprendre une seule personne ? Il faut bien l’avouer, un robot va être capable de fournir la même prestation dans toutes les situations. La vrai question de la qualité de l’enseignement, pour moi n’est pas comment mais pourquoi.
La qualité de la formation, de quoi s’agit-il ? Attention au double sens. Pour un formateur, un stagiaire ou une entreprise, la qualité est avant tout opérationnelle, la personne formée « devient capable de… ». Dans une logique industrielle, la qualité c’est autre chose, la capacité à offrir un produit standardisé, dont les mesures entreront dans un étalonnage acceptable. Si d’un côté on mesure le produit, de l’autre on évalue le résultat. Si le robot veut garantir une qualité au même titre qu’un formateur humain, il devra garantir un process qui prend en compte le stagiaire de l’avant à l’après formation, et donc à la fois le contexte externe et interne de chaque individu. Cela n’est pas techniquement impossible, mais (pour le moment et quelques temps encore) trop complexe et donc trop long et pas assez rentable.
La force du formateur humain n’est pas de faire mieux que le robot, mais de faire différemment pour chacun de ses stagiaires, de sortir des clous quand il le faut pour aller à la rencontre de l’autre, bref de ne pas offrir une prestation prévisible. Le formateur n’est pas un industriel, mais un artisan.
La force du formateur est pour moi son indépendance. Si votre métier de formateur consiste à suivre à la lettre un programme (écrit par d’autre, pour un public cible « moyen ») alors vous transmettez des connaissances mais rien d’autres (vous échouez en réussissant). Si vous allez au delà, si vous écoutez, comprenez, accompagnez vos stagiaires pour répondre à un besoin que vous aurez identifiez ensembles, alors vous provoquez le changement. Pensez vous qu’un robot pourra faire cela ? Un logiciel prendra-t-il du plaisir à voir ses stagiaires réussir ?
Alors, il faut brûler les robots ? Pas si sûr, ils pourrait bien nous être utiles si nous les prenons pour ce qu’ils sont… L’automatisation des tâches administratives par exemple peut être un vrai gain en productivité, car il faut bien reconnaitre qu’un ordinateur sera plus rapide pour remplir des documents, créer des dossiers ou ranger des éléments de preuves, le taux d’erreur est ridiculement faible pour ceux qui utilisent un ERP. Plus besoin d’envoyer soi-même les emails, de compter les réponses, d’écrire les listes d’émargement, de calculer les itinéraires… Je ne sais pas pour vous mais pour moi, la partie administrative des formations m’ennuie profondément et je n’ai pas de travail pour un(e) secrétaire à temps plein. En confiant à un robot toutes ces petites tâches sans valeur, mais néanmoins obligatoires, je me libère du temps pour ce qui compte vraiment.
Concentrons nous sur l’essentiel et laissons le reste aux robots, qu’en pensez vous ?
Aborder l’utilisation de ChatGPT dans les organismes de formation nécessite une exploration approfondie de ses implications pédagogiques, technologiques et éthiques. Cet article se propose de disséquer ces dimensions pour comprendre en profondeur comment cette technologie peut être employée de manière à compléter l’expertise humaine sans la supplanter, en se concentrant particulièrement sur la personnalisation des apprentissages et la gestion administrative.
Compréhension et Contextualisation par ChatGPT
L’aptitude de ChatGPT à traiter et à générer du langage naturel repose sur des modèles d’apprentissage profond, qui lui permettent d’interagir de manière significative avec les utilisateurs. Sa capacité à contextualiser ses réponses en fonction des requêtes spécifiques en fait un outil précieux pour adresser les besoins individuels des apprenants. Il peut, par exemple, fournir des explications personnalisées sur des concepts difficiles en sciences ou en mathématiques, adaptant sa complexité au niveau de compréhension de l’interlocuteur. Toutefois, cette interaction, bien qu’utile, ne saurait remplacer le jugement pédagogique d’un enseignant, qui évalue non seulement la compréhension immédiate d’un concept par l’apprenant mais aussi sa capacité à l’intégrer de manière durable et à le relier à d’autres connaissances.
Exemple d’Approfondissement: La Personnalisation de l’Apprentissage
Prenons l’exemple d’un apprenant confronté à la compréhension du théorème de Pythagore. ChatGPT peut proposer une explication initiale, suivie d’exemples pratiques et de mises en application variées. Là où un enseignant capte les signes de compréhension ou de confusion sur le visage de ses élèves, ChatGPT peut utiliser les questions de suivi et les interactions pour ajuster ses explications. Cette boucle de feedback, bien que technologiquement avancée, n’équivaut pas à la perception affinée d’un pédagogue humain, qui intègre des années d’expérience, la connaissance de ses élèves et une compréhension profonde des subtilités de la matière enseignée.
Le Rôle de ChatGPT dans l’Administration et la Gestion
Au-delà de la personnalisation de l’apprentissage, ChatGPT peut révolutionner la gestion administrative des organismes de formation. L’automatisation des réponses aux questions fréquentes, la gestion des inscriptions, et le suivi des progressions libèrent un temps précieux pour les administrateurs et les formateurs. Cela leur permet de se concentrer sur l’amélioration de la qualité pédagogique des formations et sur l’accompagnement personnalisé des apprenants. Cependant, cette efficacité administrative ne doit pas se substituer à l’interaction humaine, essentielle pour comprendre les motivations profondes, les appréhensions et les ambitions des apprenants, des dimensions que seul un échange personnel peut pleinement révéler.
Exemple d’Approfondissement: La Gestion des Feedbacks
ChatGPT peut compiler et analyser les retours des apprenants sur les cours, identifiant les points forts et les axes d’amélioration. Cette analyse, si elle est impressionnante par sa rapidité et son volume de traitement, peut manquer de nuance sans l’intervention humaine pour interpréter les feedbacks dans toute leur complexité. Les formateurs peuvent utiliser ces analyses comme un outil parmi d’autres pour ajuster leur pédagogie, mais l’appréciation fine des ressentis et des suggestions reste une compétence profondément humaine.
Défis Éthiques et Limites
L’adoption de ChatGPT soulève des questions éthiques importantes, notamment en ce qui concerne la confidentialité des données et le risque de déshumanisation de l’éducation. La protection des informations personnelles des apprenants est une priorité absolue, nécessitant des protocoles de sécurité rigoureux et une transparence quant à l’utilisation des données. Par ailleurs, il est crucial de veiller à ce que l’utilisation de cette technologie n’entraîne pas une réduction des interactions humaines dans le processus éducatif. L’éducation, dans son essence, est un échange entre personnes, un partage de connaissances, de valeurs et d’humanité. ChatGPT, aussi avancé soit-il, ne saurait capturer l’essence de ce lien pédagogique.
Conclusion
En définitive, ChatGPT représente un potentiel immense pour enrichir et diversifier l’offre éducative des organismes de formation. Son intégration, guidée par une réflexion pédagogique et éthique approfondie, peut conduire à une amélioration significative de l’expérience d’apprentissage. Néanmoins, cette technologie doit être envisagée comme un complément à l’expertise humaine, non comme un remplacement. Le rôle central de l’enseignant, dans la transmission des savoirs comme dans l’accompagnement des apprenants, reste irremplaçable, incarnant la dimension humaine essentielle à toute véritable éducation.
Dans le secteur de la formation, l’inflation réglementaire représente un défi croissant. Face à cette complexité, l’automatisation des logiciels émerge comme une solution incontournable. Cependant, pour naviguer efficacement dans ce labyrinthe réglementaire, il ne suffit pas de disposer de bons logiciels ; il est crucial que ces outils soient interconnectés, facilitant ainsi les échanges de données et la digitalisation des processus, même lorsqu’ils impliquent plusieurs logiciels. Cet article explore comment l’interconnectivité et la digitalisation peuvent transformer les défis réglementaires en opportunités pour les organismes de formation.
L’importance de l’interconnectivité des logiciels
Dans un monde idéal, les logiciels d’automatisation fonctionnent en harmonie, créant un écosystème numérique où les données circulent librement et en toute sécurité entre les différentes plateformes. Cette interconnectivité est essentielle pour plusieurs raisons :
Efficacité accrue : Lorsque les systèmes communiquent entre eux, les processus manuels et répétitifs sont réduits, libérant du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Réduction des erreurs : Le transfert automatique des données diminue le risque d’erreurs humaines, contribuant à une meilleure précision des informations.
Conformité simplifiée : Avec des données cohérentes et à jour à travers tous les systèmes, maintenir la conformité avec les réglementations en constante évolution devient moins ardu.
La digitalisation des processus : un impératif
La digitalisation des processus, y compris ceux qui s’étendent sur plusieurs logiciels, est fondamentale pour répondre efficacement à l’inflation réglementaire. Elle implique :
L’adoption de standards de données : Pour faciliter l’échange d’informations entre différents systèmes, l’adoption de standards de données communs est cruciale.
L’intégration de systèmes : Utiliser des API (interfaces de programmation d’applications) et des middleware pour connecter les différents logiciels, permettant une synchronisation en temps réel des données.
La formation et le changement culturel : Encourager une culture de digitalisation au sein de l’organisation, en formant les employés à l’utilisation des nouveaux outils et processus.
Exemple de digitalisation réussie
Considérons un organisme de formation qui a intégré son système de gestion de l’apprentissage (LMS) avec son logiciel de gestion de la relation client (CRM) et sa plateforme de gestion des ressources humaines (HRMS). Cette interconnexion a permis une vue unifiée des données des apprenants, une gestion simplifiée des inscriptions et des certifications, et une automatisation des rapports de conformité, démontrant l’impact positif de l’interconnectivité et de la digitalisation.
Au-delà des logiciels : une stratégie holistique
L’adoption de logiciels d’automatisation n’est que la première étape. Pour véritablement surmonter l’inflation réglementaire, les organismes de formation doivent adopter une approche holistique, intégrant l’interconnectivité et la digitalisation des processus dans leur stratégie globale. Cela implique non seulement l’investissement dans les technologies adéquates mais aussi l’engagement dans une transformation culturelle et organisationnelle.
Conclusion
Face à l’inflation réglementaire, l’interconnectivité et la digitalisation des processus sont des leviers puissants pour les organismes de formation. En créant un écosystème numérique intégré, ils peuvent non seulement répondre aux exigences réglementaires de manière plus efficace mais aussi améliorer leur efficacité opérationnelle et la qualité de leur offre éducative. L’ère de l’interconnectivité n’est pas seulement une réponse à un défi, c’est une opportunité de redéfinir l’avenir de la formation.
Ne laissez pas l’inflation réglementaire limiter votre potentiel. Explorez les possibilités offertes par l’interconnectivité et la digitalisation. Engagez-vous dans la transformation numérique de votre organisme de formation et découvrez comment ces stratégies peuvent vous aider à naviguer avec confiance dans un paysage réglementaire complexe. L’avenir de la formation est connecté, et c’est un voyage que vous ne voudrez pas manquer.
Les dernières années ont été témoins de révolutions marquantes dans les pratiques informatiques, touchant tant les entreprises en général que les organismes de formation en particulier. Ces évolutions se dessinent à travers plusieurs grandes tendances.
Dans le monde des entreprises, la transition vers le cloud computing a été un changement fondamental. Cette mutation offre une flexibilité, une évolutivité et une réduction des coûts opérationnels sans précédent. Parallèlement, face à une menace croissante de cyberattaques, les fournisseurs de service ont renforcé leur cybersécurité, obligeant les entreprises à adopter des solutions avancées telles que l’authentification multi-facteurs et le chiffrement des données.
L’intégration de l’intelligence artificielle et de l’automatisation dans les processus opérationnels a transformé le paysage professionnel, améliorant l’efficacité et la prise de décisions basées sur les données. Cette ère numérique a également été marquée par une révolution dans les modes de travail, le travail à distance et la collaboration numérique devenant la norme à la suite de la pandémie de COVID-19. Dans ce contexte, les outils de collaboration en ligne, qui étaient pour la plupart déjà matures mais réservés à quelques avant-gardistes, ont connu une adoption massive.
En parallèle, poussées par une production de données exponentielle, l’exploitation du Big Data et l’utilisation d’outils analytiques sophistiqués sont devenues essentielles, aidant les entreprises à décrypter de vastes quantités de données pour affiner leurs stratégies et mieux comprendre leurs marchés.
En se focalisant sur les organismes de formation, on observe des transformations tout aussi profondes. La digitalisation de l’apprentissage, notamment par le biais de l’e-learning et des MOOCs, a redéfini les méthodes pédagogiques. L’intégration de technologies d’apprentissage innovantes, comme la réalité augmentée, la réalité virtuelle, le metaverse et l’adaptive learning (avec ou sans intelligence artificielle), a ouvert de nouvelles voies dans l’expérience d’apprentissage, mais aussi de nouvelles contraintes, comme la maîtrise des preuves de service ou le respect du RGPD.
L’analyse de données éducatives est devenue un outil puissant, permettant de personnaliser l’apprentissage et d’améliorer les résultats pédagogiques. Les organismes de formation, confrontés à des exigences réglementaires telles que le RGPD, ont dû accorder une attention particulière à la gestion et à la sécurité des données des apprenants.
Les institutions en lien avec la formation, telles que les OPCO (Opérateurs de Compétences), Pôle Emploi, le ministère de l’Emploi et le dispositif du Compte Personnel de Formation (CPF), ont développé des stratégies digitales pour répondre aux besoins changeants de la formation professionnelle et de l’emploi. Ces stratégies s’inscrivent dans un contexte de transformation numérique visant à améliorer l’accès à la formation, à optimiser la gestion des ressources et à mieux connecter les individus aux opportunités de carrière. Ces stratégies digitales témoignent d’un engagement fort de ces institutions envers la modernisation et l’accessibilité des services de formation et d’emploi. Elles visent à faciliter la transition professionnelle des individus et à répondre de manière plus efficace aux besoins changeants du marché du travail.
Enfin, la période récente a vu un renforcement des collaborations et partenariats entre les organismes de formation, les entreprises et les branches professionnelles, assurant ainsi que les programmes de formation restent pertinents et efficaces face aux besoins évolutifs du marché de l’emploi. Ces évolutions, caractérisées par une numérisation croissante, une utilisation optimisée des données et une sécurité renforcée, dessinent le paysage actuel des pratiques informatiques dans le monde de la formation.
Dans un monde où la technologie évolue rapidement et où la gestion des données devient cruciale, les organismes de formation doivent adopter des stratégies efficaces pour sécuriser, traiter et utiliser les données de manière productive et conforme. Cet article explore les meilleures pratiques dans la gestion des données, en mettant l’accent sur la sécurité informatique et la conformité au RGPD, l’automatisation des processus pour améliorer la productivité, et l’importance de conserver les preuves de service fait.
DEFINITION : Qu’est-ce qu’une Donnée Informatique ?Une donnée informatique est une unité d’information traitée ou stockée par un système informatique. Elle peut être sous diverses formes, comme du texte, des nombres, des images, ou des sons. Dans un contexte informatique, les données sont souvent codées en formats binaires (séries de 0 et de 1) pour être traitées par des ordinateurs. Les données peuvent représenter des faits concrets, des statistiques, des descriptions, ou même des instructions. Qu’appelle-t-on Data ?« Data » est simplement le terme anglais pour « données ». Dans le monde de la technologie et du business, le terme est souvent utilisé pour désigner l’ensemble des informations collectées et utilisées par une organisation. Cela inclut les données brutes, non traitées, ainsi que les informations organisées et structurées. Les « big data » font référence à des ensembles de données très vastes qui peuvent être analysés pour révéler des tendances, des motifs et des associations, souvent relatifs au comportement humain et aux interactions. Qu’est-ce que le Traitement des Données ?Le traitement des données consiste en une série d’opérations effectuées sur des données pour les convertir en informations utiles. Cela peut inclure des étapes telles que :1. Collecte : Rassembler des données à partir de différentes sources.2. Saisie et Enregistrement : Entrer les données dans un système informatique.3. Tri : Organiser les données dans un ordre ou un format spécifique.4. Traitement : Effectuer des opérations sur les données, comme des calculs, des modifications, ou des analyses.5. Stockage : Garder les données dans des bases de données ou d’autres formes de stockage informatique.6. Récupération : Accéder aux données stockées pour leur utilisation.7. Transmission : Envoyer des données d’un endroit à un autre.8. Présentation et Visualisation : Afficher les données de manière compréhensible pour l’utilisateur, souvent sous forme de graphiques, tableaux ou rapports. Le traitement des données est un aspect fondamental de l’informatique moderne, permettant aux organisations de prendre des décisions éclairées, d’optimiser les opérations, et d’améliorer la communication et les services.
Sécurité informatique et conformité au RGPD
La sécurité des données doit être une préoccupation majeure pour tous les organismes de formation. Avec la mise en place du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), il est impératif de respecter les trois objectifs suivants :
Sécurisation des données personnelles : Utiliser des technologies de cryptage, des pare-feu et des logiciels antivirus pour protéger les données contre les accès non autorisés. Concrètement il s’agit soit de sécuriser ses propres serveurs et postes de travail contre toute activité malveillante possible (et les hackers ont une grande imagination), soit de s’en remettre à des prestataires reconnus pour une digitalisation de type “cloud”, c’est à dire hébergée et sécurisée par le fournisseur de service. La seconde solution présente un coût certain, cependant bien moindre que d’internaliser des compétences en cybersécurité, et infiniment moins important que le coût à long terme d’une cyber-attaque.
Consentement et transparence : S’assurer que le consentement pour la collecte et le traitement des données est obtenu de manière éclairée et transparente. Cela signifie que chaque fois que vous enregistrez une information concernant une personne, vous devez informer cette personne et obtenir son consentement (la fameuse case à cocher de type “j’accepte que mes données soient utilisées pour…). Attention, un consentement n’est jamais général mais porte sur des cas d’usages que vous devez présenter précisément. En contrepartie de cette autorisation, toute personne au sujet de laquelle vous conservez des informations à un droit d’accès, de modification et de suppression des données. Il est admis que vous puissiez conserver des informations à la condition formelle de prouver l’utilité de cette conservation, ce sera le cas à chaque fois qu’un financement de formation exige de conserver les preuves pendant une durée précise.
Formation du personnel : Organiser des sessions de formation régulières pour le personnel sur les principes du RGPD et les bonnes pratiques de sécurité. Cela ne suffit pas bien entendu, le monde de la formation n’ignore pas que la formation ne saurait être complète sans une évaluation des acquis, afin de vérifier que les bonnes pratiques sont acquises, aussi n’hésitez pas à formuler en interne des objectifs pédagogiques comme “tous les salariés de l’organisme de formation seront capables de traiter les informations dans le respect du RGPD”.
Si tous les acteurs sont potentiellement concernés par la politique RGPD, la réglementation ne s’appliquera pas de la même façon selon les catégories de données qui sont conservées.
Catégorie de Données
Détails des Données
Acteurs Concernés
Soumises au RGPD
Données Personnelles des Apprenants
Noms, adresses, dates de naissance, données de contact, historique éducatif et professionnel, performances et évaluations.
Apprenants, employeurs.
Oui
Données Financières et Administratives
Frais de formation, paiements, détails des financements et subventions.
Organismes de financement, services comptables.
Partiellement
Données de Programme et de Cours
Programmes, matériel didactique, emplois du temps, présences, évaluations, certifications.
Formateurs, concepteurs de programmes, organismes de certification.
Partiellement
Données de Conformité et Qualité
Rapports d’audit et d’évaluation, feedback des apprenants.
Auditeurs, apprenants.
Partiellement
Données de Partenariat et de Collaboration
Coordonnées des partenaires, accords de collaboration.
Entreprises partenaires,, organismes associés.
Non
Données liées au RGPD et à la Sécurité
Consentements, préférences de confidentialité, incidents de sécurité.
DPO, autorités de protection des données, apprenants.
Oui
Automatisation des processus et productivité
“L’automatisation des processus est le remplacement de l’intervention humaine dans des tâches répétitives et routinières par des systèmes logiciels ou des technologies avancées. Ce concept repose sur l’utilisation de logiciels et d’outils numériques pour exécuter et gérer des tâches et des processus qui étaient traditionnellement réalisés manuellement.”
– chatGPT –
Le but de l’automatisation des processus est de rendre les opérations plus efficaces, précises et rapides. En éliminant ou en réduisant la nécessité d’une intervention humaine dans les tâches routinières, les organisations peuvent optimiser leurs ressources, minimiser les erreurs, accroître leur productivité et se concentrer sur des tâches plus stratégiques et créatives.
Cette automatisation peut s’appliquer à une multitude de domaines, allant de la fabrication industrielle (avec des robots et des chaînes de montage automatisées) à l’administration d’entreprise (comme la gestion des données clients, la comptabilité, ou les ressources humaines). Avec l’évolution de la technologie, notamment l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique, l’automatisation des processus devient de plus en plus sophistiquée, permettant non seulement d’exécuter des tâches mais aussi de prendre des décisions basées sur des ensembles de données complexes.
Dans les organismes de formation, l’automatisation des processus de gestion des données se révèle être un véritable atout, non seulement pour améliorer l’exactitude des informations mais aussi pour libérer le personnel de l’emprise des tâches répétitives, lui permettant ainsi de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée.
La réduction des erreurs manuelles est l’une des premières bénédictions de l’automatisation. Grâce à des systèmes automatisés, la précision des données s’améliore considérablement. Imaginons un monde où les inscriptions des étudiants, le suivi de leur présence et la gestion des notes se font avec une fluidité et une exactitude inégalées, minimisant les erreurs qui pourraient autrement survenir lors d’une saisie manuelle. Cette précision des données est cruciale, non seulement pour le fonctionnement quotidien mais aussi pour maintenir la fiabilité et la crédibilité de l’institution éducative.
En parallèle, l’automatisation libère une quantité considérable de temps. Les tâches administratives, souvent vues comme fastidieuses et chronophages, telles que la planification des cours ou la gestion des emplois du temps, sont désormais gérées de manière fluide et efficace. Ce gain de temps se traduit par une attention accrue que le personnel peut porter à des initiatives pédagogiques plus enrichissantes, à la conception de programmes de formation innovants, ou à un accompagnement personnalisé des étudiants. N’oubliez pas que du point de vue de vos clients et de vos apprenants, 90% des tâches que vous réalisez ne représentent qu’une infime partie de la chaîne de valeur : l’apprenant n’a aucun intérêt dans la justesse de vos émargements collectés, tout comme le client n’a pas d’intérêt direct au maintien futur de votre label Qualiopi. Ce qui compte pour eux, c’est avant tout le temps que vous passerez avec eux.
Comment déterminer les tâches qui peuvent, et qui doivent, être automatisées ? Tout d’abord il ne peut s’agir que de tâches qui sont maîtrisées, hors de question de confier à un logiciel la responsabilité d’inventer une procédure, l’expertise des ingénieurs et spécialistes du secteur de la formation reste et restera nécessaire. Il doit s’agir aussi de tâches qui sont réalisées dans un environnement digital, nous verrons que beaucoup de logiciels sont automatisables et que leur usage consiste souvent à réutiliser les mêmes informations dans des objectifs différents. Avec Forma-sync, nous avons identifié des process digitaux qui permettent de gagner énormément en productivité, non pas en réalisant les tâches les plus complexes, qui nécessitent de faire appel à l’intelligence humaine, mais au contraire en automatisant les tâches les plus répétitives, puisque notre objectif est de libérer du temps pour des activités à forte valeur ajoutée. L’avantage de la démarche est que les gains sont faciles à mesurer, si une tâche consomme 5mn de temps de travail à chaque fois qu’elle est exécutée, et qu’elle doit être exécutée 10 fois par jour, le gain journalier est de presque une heure (5mn x 10 = 50mn). Posons-nous trois questions simples pour chacune de ces tâches (nous partons sur une base de calcul annuelle) :
Combien de temps humain est mobilisé pour exécuter une fois cette tâche ?
Combien de fois cette tâche doit être exécutée chaque année ? (les deux premières variables nous donnent le temps de travail total correspondant à une tâche).
Quel est le coût du travail humain consommé (le salaire annuel brut chargé) ?
Une fois que vous aurez répondu à ces trois questions pour quelques tâches, par exemple en remplissant un simple tableur, vous aurez sous les yeux le coût total des tâches répétitives, libre à vous de les trier et de les prioriser (mise en garde : une fois la démarche engagée, vous pourriez y prendre goût).
Comment construire un algorithme d’automatisation ? La question est légitime car cela nécessite évidemment des compétences en développement informatique. Sauf que les progrès informatiques sont fulgurants et vous n’êtes pas obligés de partir de zéro, et c’est la bonne nouvelle. Si vous faites appel à un développeur informatique, et même s’il est rapide, le coût est conséquent, alors que si vous utilisez des outils “clé en main” vous pourrez vous même construire des process informatiques automatisés. En utilisant un outil d’automatisation “orienté métier”, comme forma-sync, la création devient une simple question de logique qui peut se résumer par “s’il se passe ceci, alors fait cela” (ce qui est sous entendu c’est ”à chaque fois qu’il se passe ceci”), cette logique est simplifiée par l’utilisation d’une interface graphique et nous fournissons même des process tout près pour les opérations les plus fréquemment demandées. Une fois que vous aurez construit vos automatisations, le coût de réalisation des tâches sera réduit au coût de l’abonnement au service forma-sync, c’est-à -dire sans commune mesure avec le coût “humain”, sans compter les coûts d’erreur et de retard. A vous de considérer selon votre choix le gain de productivité en temps libéré (si votre objectif est d’améliorer vos prestations) ou en économie réalisée (si votre objectif est de maîtriser vos charges). Parmi les processus offrant les meilleurs gains de productivité citons quelques exemples :
Si un nouveau dossier CPF (demande) apparaît dans Edof, alors crée une session de formation dans Digiforma – gain minimum 10mn par session
Si une nouvelle offre de formation est créée pour le CPF, alors ajoute là dans le catalogue en ligne via Edof – gain minimum 25mn par offre de formation
Si une demande est reçue dans un logiciel de gestion commerciale, alors ajoute les informations dans le logiciel de gestion de la formation – gain minimum 10mn à 20mn par dossier selon les logiciels
pour les plus ambitieux un tripe process pour le suivi des sessions CPF qui permet de gagner au moins 40mn pour chaque dossier :
si l’apprenant commence la formation sur le LMS, alors déclare l’entrée en formation sur Edof
si une formation en e-learning avec un financement CPF est terminée sur le LMS, alors envoie l’information au logiciel de gestion de la formation, puis valide la fin de formation sur Edof, puis valide la déclaration de service fait sur Edof
si Edof passe le dossier à l’étape “service fait validé”, alors met à jour le statut sur le logiciel de gestion, puis crée la facture avec le logiciel de facturation, puis ajoute les informations de facturation sur Edof et indique sur le logiciel de comptabilité la date de paiement estimée
pour les malins : si une nouvelle offre de formation est créée, alors demande à une chatGPT (par exemple) de faire un texte de présentation et diffuse le sur les réseaux sociaux – gain minimum 30mn par programme
Tous ces process ont un point commun, ils s’exécutent seuls, 24/7, et se réalisent en quelques secondes.
L’automatisation ouvre également la porte à une meilleure utilisation des données. L’analyse des informations recueillies devient moins une tâche herculéenne et plus une source d’insights précieux. Les organismes de formation peuvent désormais plonger dans leurs données pour en extraire des tendances, identifier les besoins en matière de formation et adapter leurs programmes en conséquence. Cette analyse peut révéler des modèles d’apprentissage, des préférences de cours, ou même des opportunités d’amélioration dans les méthodes d’enseignement. Afin d’analyser les données au mieux, il y a une règle générale : il vous en faut le plus possible, et ça tombe bien car les services de l’État vous les offrent. Que ce soit les données sur les offres de formation, sur vos concurrents, sur les certifications, elles sont disponibles en open data, c’est-à-dire que vous pouvez les télécharger librement.
En somme, l’automatisation dans les organismes de formation n’est pas seulement une question de technologie ; c’est une transformation culturelle et opérationnelle. Elle représente un pas en avant vers une efficacité accrue, une meilleure qualité d’enseignement et une expérience d’apprentissage enrichie pour les étudiants.
Obligation de garder les preuves de service fait
Dans le domaine de la formation, la nécessité de conserver des preuves de service fait transcende la simple tenue de dossiers ; elle devient une pierre angulaire de l’intégrité et de l’évolution de l’institution. Cette pratique, loin d’être une formalité administrative, se dresse comme un pilier de responsabilité et de transparence.
Lorsqu’il s’agit d’audit et de conformité, la conservation des preuves de service fait est comparable à la tenue d’un journal méticuleux, retraçant chaque étape du parcours éducatif offert. Ces registres précis ne sont pas seulement des témoignages de l’engagement de l’institution envers ses standards éducatifs, mais ils servent aussi de boucliers contre les inexactitudes lors des audits. Ils assurent que chaque cours dispensé, chaque programme mené est non seulement conforme aux réglementations en vigueur, mais est aussi une preuve tangible de l’engagement de l’organisme envers l’excellence éducative.
La transparence avec les parties prenantes se tisse également à travers cette pratique. Fournir une preuve irréfutable des services réalisés n’est pas simplement une question de rendre des comptes aux financeurs ou aux organismes de réglementation. C’est une déclaration de fiabilité envers les étudiants eux-mêmes, leur assurant que chaque heure d’enseignement, chaque ressource déployée a été consacrée à leur formation. C’est un dialogue de confiance qui s’établit, où chaque partie prenante, des financeurs aux apprenants, peut voir la concrétisation des engagements pris.
Dans le cadre de la formation professionnelle, les log de connexion et les signatures numériques jouent un rôle central pour justifier le service fait et valider une facture. Ces éléments de preuve informatique possèdent une valeur probante significative.
Les log de connexion sont des enregistrements numériques qui tracent l’activité des participants sur les plateformes de formation en ligne. Ils fournissent des informations détaillées telles que l’heure de connexion, la durée de la session, et les modules de formation consultés. Ces données sont cruciales car elles offrent une preuve objective de la participation et de l’engagement des apprenants dans le programme de formation. En cas de contestation ou d’audit, les log de connexion peuvent servir de preuve irréfutable que les apprenants ont bien accédé au matériel de formation et ont suivi les cours selon les modalités prévues.
La signature numérique, quant à elle, revêt une importance capitale dans la validation du service fait. Qu’elle soit apposée sur une feuille de présence électronique, un rapport de progression, ou un certificat de formation, la signature numérique a une force juridique comparable à celle d’une signature manuscrite. Elle certifie non seulement l’identité du signataire mais aussi son accord ou sa participation à la formation. Dans le contexte de la formation professionnelle, où la preuve de la réalisation effective du service est essentielle, la signature numérique est un outil puissant. Elle offre une garantie supplémentaire de l’authenticité et de la fiabilité des documents liés à la formation.
Enfin, l’amélioration continue des offres de formation trouve sa source dans ces mêmes archives. Les preuves de service fait ne sont pas de simples souvenirs passifs ; elles sont des mines d’informations, des guides pour l’avenir. En les analysant, les organismes de formation peuvent évaluer l’efficacité de leurs programmes, identifier les domaines nécessitant des améliorations et ajuster leurs méthodes pédagogiques. Ainsi, chaque cours, chaque session devient un tremplin pour une offre de formation sans cesse renouvelée et enrichie, sculptée par l’expérience et affinée par le retour d’information.
Dans cet esprit, la conservation des preuves de service fait est bien plus qu’une obligation ; c’est un engagement envers l’excellence, une fenêtre ouverte sur l’amélioration continue et un pacte de confiance avec tous ceux qui gravitent autour du monde de la formation.
Conclusion
Dans notre discussion sur les pratiques de gestion des données pour les organismes de formation, un thème ressort avec force : l’automatisation n’est pas seulement une tendance, mais un changement de paradigme essentiel. Ce changement, bien qu’il nécessite une certaine ouverture d’esprit et une adaptation, apporte des avantages considérables en termes de productivité et de sécurité, essentiels pour rester compétitifs et qualitatifs dans un monde où les exigences et les solutions digitales évoluent à grande vitesse.
L’introduction de l’automatisation dans la gestion des données transforme radicalement la façon dont les organismes de formation opèrent. Imaginez un environnement où les tâches répétitives et chronophages sont gérées par des systèmes intelligents. Cela signifie moins d’erreurs, une rapidité accrue dans le traitement des informations et, surtout, une libération du personnel pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques et enrichissantes. La productivité s’en trouve grandement améliorée, car les ressources humaines peuvent se consacrer à des aspects plus créatifs et innovants du processus éducatif, comme le développement de nouveaux programmes de formation ou l’amélioration de l’expérience d’apprentissage.
Parallèlement, l’automatisation apporte une dimension de sécurité accrue. Avec des systèmes automatisés, la gestion des données devient plus structurée et sécurisée, réduisant le risque de fuites de données ou de violations de la confidentialité. C’est un aspect crucial, surtout dans un contexte où la conformité au RGPD et la protection des données personnelles des étudiants sont devenues des enjeux majeurs.
Ce tournant vers l’automatisation peut initialement sembler intimidant, nécessitant un investissement en temps et en ressources pour la mise en œuvre et la formation. Cependant, il est important de reconnaître que ce n’est pas un luxe, mais une nécessité pour rester à la hauteur des attentes croissantes dans le domaine de l’éducation. En adoptant l’automatisation, les organismes de formation ne se contentent pas de suivre le rythme ; ils s’équipent pour prendre les devants, offrant des services de qualité tout en restant compétitifs dans un environnement en perpétuelle évolution.
L’adoption de l’automatisation est donc un pas en avant audacieux, mais nécessaire, vers un avenir où la qualité de l’éducation et l’efficacité opérationnelle vont de pair, permettant aux organismes de formation de se démarquer et de prospérer.
